„W tym roku zatrudniłem sześć osób i mam mniej czasu niż rok temu."
Usłyszałem to zdanie od właściciela firmy, który był z siebie szczerze dumny i jednocześnie kompletnie wyczerpany. Rekrutacja poszła dobrze. Ludzie byli sensowni. A jednak coś nie zagrało.
Zapytałem, jak wyglądało wdrożenie ostatniej osoby. Odpowiedział, że „po prostu chodziła za nim przez dwa tygodnie".
I to jest cała odpowiedź.
Wiedza, której nie ma nigdzie poza Twoją głową
Kiedy w firmie nie ma spisanych procesów, jedynym nośnikiem wiedzy jesteś Ty. Każda nowa osoba musi więc przejść przez Ciebie — Twój czas, Twoje tłumaczenie, Twoje poprawki przez kolejne miesiące.
Zatrudniasz, żeby zdjąć z siebie pracę. Ale najpierw musisz włożyć w tę osobę wszystko, co masz w głowie. A ponieważ nie ma tego nigdzie zapisanego, robisz to w kółko, przy każdej kolejnej rekrutacji, tracąc za każdym razem tyle samo.
Rok później masz większy zespół i tę samą, a często większą liczbę godzin.
Drugi mechanizm: zatrudniasz ręce, a potrzebujesz głowy
Widzę to regularnie. Właściciel jest przeciążony, więc zatrudnia kogoś do wykonywania zadań. Problem w tym, że jego przeciążenie nie bierze się z zadań, tylko z decyzji.
Nowa osoba wykonuje, co jej się powie — czyli ktoś nadal musi powiedzieć. Ten ktoś to Ty. Zatrudniłeś więc kolejne źródło pytań, zamiast kogoś, kto pytania zamyka.
Prawdziwa ulga przychodzi dopiero wtedy, kiedy w firmie pojawia się osoba z mandatem do decydowania, nie tylko do robienia. To zwykle inna rekrutacja, inne pieniądze i inna rozmowa — ale to jest ta rekrutacja, która naprawdę zdejmuje ciężar.
Trzeci mechanizm: kontrola, której nie umiesz odpuścić
Był taki moment na jednym z wdrożeń, że właściciel przyznał wprost: „sprawdzam wszystko, bo raz mnie to kosztowało dużego klienta".
Rozumiem to. Naprawdę. Tylko że sprawdzanie wszystkiego to podatek, który płacisz codziennie, żeby uniknąć błędu, który zdarzył się raz.
Zamiast kontrolować każdą rzecz przed wyjściem, ustawcie punkty kontrolne w procesie — moment, w którym ryzyko jest realne, a nie każdy krok po kolei. Wtedy kontrola zostaje, a Twój kalendarz się otwiera.
Zanim zatrudnisz kolejną osobę
Zadaj sobie trzy pytania.
Czy to, co ta osoba ma robić, jest gdziekolwiek opisane — czy istnieje wyłącznie w mojej głowie? Czy ona będzie miała prawo decydować, czy tylko wykonywać? I kto ją wdroży, jeśli nie ja?
Jeśli odpowiedzi brzmią „nigdzie", „wykonywać" i „nikt" — nowa osoba nie rozwiąże Twojego problemu. Powiększy go o jeden etat.
Zatrudnianie nie jest lekarstwem na brak systemu. Jest jego wzmacniaczem.